ERP léger : de la soumission à la commande, de la commande à la facture
La couche ERP de Modustra IQ mène une vente de la soumission à la commande, de la commande à la facture et de la facture à QuickBooks, sans rien ressaisir.
Modustra IQ est d’abord un CRM, mais pour un fabricant, la vente ne s’arrête pas quand la soumission est acceptée. Le volet ERP prend le relais jusqu’au bout : la soumission devient une commande, la commande est facturée au fil des expéditions, et la facture s’en va dans QuickBooks. Tout se fait dans le même dossier, sans rien taper deux fois.
Nous l’avons gardé léger exprès. Votre grand livre reste dans QuickBooks. Modustra IQ couvre tout, du contrat obtenu jusqu’à la facture, puis passe la comptabilité à QuickBooks.
Vous savez toujours d’où vient quoi. Une commande indique sa soumission d’origine, une facture indique sa commande, et les notes qui justifiaient le prix soumis suivent sur la commande. Si de la marchandise revient, le retour et le crédit sont inscrits sur cette même commande.
De la soumission à la commande
Quand vous convertissez une soumission, chaque ligne est copiée sur une nouvelle commande : modifier la soumission plus tard ne changera donc pas ce qui a été commandé. Ajustez la quantité de chaque ligne (ou mettez-la à zéro pour retirer une ligne), puis ajoutez le numéro de bon de commande du client, la date de commande et la date promise. La soumission passe ensuite aux archives, d’où vous pourrez la restaurer s’il faut la convertir de nouveau.
De la commande à la facture
Chaque commande ouverte a sa confirmation, que vous pouvez imprimer ou envoyer par courriel au client, et vous la facturez depuis le même écran. Chaque ligne affiche ce qui reste à facturer : facturez toute la commande d’un coup, ou seulement ce qui a été expédié en laissant le reste en suspens. Une fois la dernière ligne facturée, la commande se ferme.
De la facture à QuickBooks
La facture est un document clair pour votre client : les coordonnées de votre entreprise, ses adresses de facturation et de livraison, son numéro de bon de commande et sa personne-ressource, puis chaque ligne avec la quantité, le prix unitaire et le montant, à l’unité, à l’heure ou dans l’unité de vente de la ligne. Imprimez-la, enregistrez-la, envoyez-la par courriel ou transférez-la dans QuickBooks en un clic. Si elle est partie par erreur, annulez-la.
Retours et crédits
Un retour est ouvert sur la commande d’où venait la marchandise, avec le bon de commande du client, le nom de la personne qui l’a ouvert et la date. Chaque ligne indique ce qui revient et ce qu’on en fait. À la réception, ce qui retourne en stock est remis sur la tablette dans l’inventaire. La valeur affichée correspond au prix de vente de la marchandise. Le montant dû au client est réglé à part, par une note de crédit, pour qu’on ne confonde jamais un retour et un crédit.
Ce qu’il contient
De la soumission à la commande
Chaque ligne est copiée sur la commande avec le bon de commande du client et la date promise. Modifier la soumission plus tard ne change rien à ce qui a été vendu.
Saisie de commandes
Les commandes ouvertes, avec leur confirmation, leur état et leurs modifications au même endroit. Imprimez ou envoyez la confirmation directement depuis la commande.
Facturation partielle
Facturez ce qui a été expédié et laissez le reste en suspens. La commande se ferme quand la dernière ligne est facturée.
Documents client
Soumissions, confirmations de commande et factures à imprimer ou à envoyer par courriel, avec les coordonnées de votre entreprise.
QuickBooks
Envoyez une facture à QuickBooks en un clic, sans rien ressaisir.
Retours et crédits
Des retours ouverts sur la commande d’origine, la marchandise remise en stock à la réception, et des notes de crédit traitées à part.
Foire aux questions
- Modustra IQ est-il un ERP complet ?
- Non. C’est un volet ERP léger qui amène une soumission gagnée jusqu’à la commande, puis à la facture, puis à QuickBooks. Le grand livre, c’est le rôle de QuickBooks.
- Puis-je facturer une partie d’une commande ?
- Oui. Facturez ce qui a été expédié et laissez le reste en suspens. La commande se ferme quand la dernière ligne est facturée.
- Comment fonctionne l’intégration QuickBooks ?
- Oui, avec QuickBooks Online, dans le forfait Pro. L’envoi se fait dans un seul sens et à la main : vous choisissez une facture ou une note de crédit dans Modustra IQ et l’envoyez à QuickBooks en un clic, sans rien ressaisir. Si le client ou une pièce n’existe pas encore dans QuickBooks, Modustra IQ peut l’y ajouter, et les taxes facturées sont associées à vos codes de taxe QuickBooks. Les paiements, le grand livre et le reste de la comptabilité restent dans QuickBooks. QuickBooks Desktop n’est pas pris en charge.
- Comment les retours et les crédits sont-ils gérés ?
- Un retour est ouvert sur la commande d’origine, et la réception remet en stock ce qui doit y retourner. Le montant dû au client est réglé à part par une note de crédit, pour qu’on ne confonde jamais un retour et un crédit.
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