ERP léger : de la soumission à la commande, de la commande à la facture
La couche ERP de Modustra IQ mène une vente de la soumission à la commande, de la commande à la facture et de la facture à QuickBooks, sans rien ressaisir.
Modustra IQ est d’abord un CRM, mais la vente d’un manufacturier ne se termine pas quand la soumission est gagnée. La couche ERP la mène jusqu’au bout : la soumission devient une commande, la commande est facturée au fil des expéditions, et la facture aboutit dans QuickBooks, le tout à partir du même dossier, sans rien taper deux fois.
Elle est volontairement légère. Elle ne cherche pas à être votre grand livre ; c’est à cela que sert QuickBooks. Elle couvre ce qui se passe entre le moment où le travail est gagné et celui où il est payé, et passe le relais à la comptabilité proprement.
Tout reste traçable. Une commande indique de quelle soumission elle provient, une facture indique de quelle commande, et les notes de prix qui justifiaient le montant de la soumission la suivent sur la commande. Quand quelque chose revient, les retours et les crédits bouclent la boucle sur la même commande.
De la soumission à la commande
Convertir une soumission copie chaque ligne sur une nouvelle commande, de sorte que les modifications ultérieures à la soumission ne changent jamais ce qui a été commandé. Ajustez la quantité commandée par ligne, ou mettez-la à zéro pour écarter une ligne, ajoutez le numéro de bon de commande du client, la date de commande et la date promise, et la soumission passe aux archives, d’où elle peut être restaurée s’il faut un jour la convertir de nouveau.
De la commande à la facture
Une commande ouverte porte sa confirmation, qui peut être imprimée ou envoyée par courriel au client, et elle est facturée depuis le même écran. Chaque ligne part de ce qu’il en reste : facturez toute la commande d’un coup, ou facturez ce qui a été expédié et laissez le reste en suspens. Quand la dernière ligne est facturée, la commande se ferme.
De la facture à QuickBooks
La facture elle-même est un document que votre client peut lire : votre bloc d’entreprise, ses adresses de facturation et d’expédition, son numéro de bon de commande et son contact, puis les lignes avec la quantité, le prix unitaire et le montant, à l’unité, à l’heure ou dans l’unité de vente de la ligne. Imprimez-la, sauvegardez-la, envoyez-la par courriel ou envoyez-la à QuickBooks en un clic, et annulez-la si elle n’aurait jamais dû partir.
Retours et crédits
Un retour est ouvert sur la commande d’où venait la marchandise, avec le bon de commande du client, qui l’a ouvert et quand. Chaque ligne indique ce qui revient et ce qu’il en advient, et la réception de la marchandise remet sur la tablette, dans l’inventaire, ce qui retourne en stock. La valeur affichée est le prix auquel la marchandise a été vendue, pas ce qui est dû au client ; une note de crédit règle cela séparément, pour qu’un retour et un crédit ne soient jamais confondus.
Ce qu’il contient
De la soumission à la commande
Chaque ligne copiée sur la commande avec le bon de commande du client et la date promise, pour que les modifications ultérieures à la soumission ne changent jamais ce qui a été vendu.
Saisie de commandes
Les commandes ouvertes avec confirmation, état et modifications au même endroit, imprimées ou envoyées par courriel au client depuis la commande elle-même.
Facturation partielle
Facturez ce qui a été expédié et laissez le reste en suspens ; la commande se ferme quand la dernière ligne est facturée.
Documents client
Soumissions, confirmations de commande et factures en documents imprimables et envoyables par courriel, avec votre bloc d’entreprise.
QuickBooks
Envoyez une facture à QuickBooks en un clic, pour que les livres restent à jour sans ressaisie.
Retours et crédits
Des retours ouverts sur la commande d’origine, la marchandise reçue de nouveau en stock, et des notes de crédit réglées séparément.
Foire aux questions
- Modustra IQ est-il un ERP complet ?
- Non. C’est une couche ERP légère qui mène une soumission gagnée à la commande, à la facture et à QuickBooks. Ce n’est pas un grand livre ; c’est le rôle de QuickBooks.
- Puis-je facturer une partie d’une commande ?
- Oui. Facturez ce qui a été expédié et laissez le reste en suspens ; la commande se ferme quand la dernière ligne est facturée.
- Comment fonctionne l’intégration QuickBooks ?
- Une facture émise dans Modustra IQ s’envoie à QuickBooks en un clic, pour que la comptabilité suive sans rien ressaisir.
- Comment les retours et les crédits sont-ils gérés ?
- Un retour est ouvert contre la commande d’origine, et la réception remet en stock ce qui y retourne. Une note de crédit règle ce qui est dû au client séparément, pour ne jamais confondre un retour et un crédit.
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