Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Logiciels Modustra IQ (« Modustra IQ », « nous », « notre ») est une société enregistrée au Québec, Canada (constituée le 12 août 2026). Notre numéro d'entreprise (NEQ) est 1182453887. Nous publions le site modustraiq.com et exploitons l'application Modustra IQ, un service de gestion de la relation client et des commandes destiné aux manufacturiers et à leurs équipes de vente. Vous pouvez nous joindre à support@modustraiq.com ou par téléphone au 514-240-9346.

2. Ce que couvre cette politique

Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons par notre site, l'application et les courriels que nous envoyons, pourquoi nous les recueillons, qui les traite, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle est rédigée pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), telle que modifiée par la Loi 25.

Elle s'applique à vous que vous visitiez le site, que vous inscriviez une entreprise, que vous utilisiez l'application comme membre d'une entreprise ou que vous receviez un fichier ou un document qu'une entreprise vous a envoyé par son entremise.

Deux rôles méritent d'être distingués. Pour les renseignements que nous recueillons à votre sujet afin d'exploiter le service (votre compte, vos connexions, votre facturation, vos demandes d'assistance), c'est nous qui décidons de leur utilisation et qui en sommes responsables. Pour les renseignements qu'une entreprise saisit dans l'application au sujet de ses propres clients, contacts et affaires, c'est cette entreprise qui décide de leur utilisation, et nous les traitons selon ses instructions à titre de fournisseur de services. La section 8 en dit davantage.

3. Le site Web : liste d'attente et formulaire de contact

Si vous soumettez votre adresse courriel par le formulaire de liste d'attente de notre site, nous recueillons cette adresse et, si vous l'avez donné, votre prénom. Nous les utilisons pour envoyer une demande de confirmation unique et pour vous informer du lancement de Modustra IQ et des nouvelles du produit. C'est facultatif, c'est distinct de l'ouverture d'un compte, et vous pouvez vous désabonner par le lien de tout message ou en nous écrivant. La liste est hébergée par Kit, aux États-Unis.

Si vous nous écrivez par le formulaire de contact du site, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, votre message et la page d'où vous avez écrit. Le message est livré à notre boîte de courrier par Web3Forms et nous l'utilisons uniquement pour vous répondre. L'inscription à la liste d'envoi depuis ce formulaire est un choix distinct, non coché par défaut.

Le site compte les visites avec Umami Analytics, qui ne dépose aucun témoin et ne suit pas les visiteurs d'un site à l'autre ni dans le temps. Il enregistre l'adresse de la page, le site de provenance, le navigateur, le système d'exploitation, le type d'appareil et l'emplacement approximatif, de façon agrégée et jamais rattachée à une personne; votre adresse réseau n'est conservée qu'en mémoire, sous forme d'empreinte quotidienne, et jamais stockée.

4. Ouverture d'un compte

Lorsque vous inscrivez une entreprise, nous recueillons ce sans quoi l'application ne peut fonctionner : le nom de votre entreprise, votre prénom et, si vous le donnez, votre nom, votre adresse courriel professionnelle et le mot de passe que vous choisissez. Le mot de passe est conservé uniquement sous forme d'empreinte, qui ne peut être reconvertie en mot de passe. Nous notons aussi le forfait, le nombre de sièges et la période de facturation choisis, la langue dans laquelle vous avez lu le formulaire, et le fait que vous avez accepté cette politique et les conditions d'utilisation : quelle version de chacune, dans quelle langue, à quel moment, et depuis quelle adresse réseau et quel navigateur.

Nous utilisons ces renseignements pour créer la base de données propre à votre entreprise, faire de vous son premier administrateur, vous connecter, vous facturer, vous envoyer le courriel de bienvenue et de confirmation, et vous joindre au sujet de votre compte. Tous sont nécessaires à l'ouverture du compte; il n'y a aucun champ facultatif.

5. Invitation à un compte

Un administrateur d'une entreprise peut vous inviter à la rejoindre. Nous détenons alors votre nom, votre adresse courriel professionnelle, le rôle ainsi que les territoires ou permissions supplémentaires que l'administrateur vous a attribués, et la langue dans laquelle vous lisez l'application. L'invitation est envoyée par courriel sous forme de lien à usage unique qui expire après une semaine. Lorsque vous choisissez un mot de passe, il est conservé sous forme d'empreinte comme tous les autres.

Si vous êtes retiré d'une entreprise par la suite, votre accès prend fin, mais votre nom demeure sur les enregistrements que vous avez créés, parce qu'une soumission ou une commande doit toujours dire qui l'a rédigée.

6. Connexion et enregistrements de sécurité

Chaque connexion, et chaque tentative échouée, est enregistrée avec l'adresse réseau d'origine et le navigateur utilisé. Les tentatives échouées sont comptées pendant quinze minutes afin qu'une série d'entre elles puisse être refusée, puis elles sont supprimées. Les demandes de réinitialisation de mot de passe sont enregistrées avec les mêmes détails, et le lien envoyé par courriel est à usage unique et expire après dix minutes.

L'application tient un journal d'audit de sécurité des actions qui comptent : connexion, suppression d'enregistrements, téléchargement de fichiers, modification des paramètres de l'entreprise et ainsi de suite. Chaque entrée note qui a agi, ce qui a été fait, à quel moment, l'adresse réseau et le navigateur. Ce journal ne peut être modifié ni supprimé par personne, nous y compris, ce qui en fait une preuve; il n'est retiré que lorsque la base de données de l'entreprise est supprimée.

7. Facturation et paiement

La facturation est prise en charge par Stripe. Lorsque vous choisissez un forfait payant, nous créons chez Stripe une fiche client avec votre adresse courriel et le nom de votre entreprise, et Stripe crée l'abonnement. Les données de votre carte sont saisies dans un formulaire servi par Stripe et vont directement chez Stripe; elles n'atteignent jamais nos serveurs, et nous ne voyons jamais le numéro complet de la carte.

Nous détenons les identifiants que Stripe nous attribue pour votre fiche client et votre abonnement, l'état de l'abonnement, la date de fin de la période en cours, et des copies des notifications que Stripe nous envoie au sujet de votre abonnement, que nous conservons comme registre de ce qui a été facturé et quand. Stripe est établie aux États-Unis et y traite vos renseignements.

8. Les dossiers de votre entreprise

L'application existe pour contenir les affaires de votre entreprise : ses clients, contacts, prospects, occasions, soumissions, commandes, factures, notes de crédit, retours, travaux de production, inventaire, dessins téléversés et son logo. Une bonne part de ces renseignements sont des renseignements personnels sur d'autres personnes, comme les noms, titres, adresses courriel et numéros de téléphone des personnes à qui votre entreprise vend. Les prospects saisis depuis l'application compagnon peuvent aussi contenir les données lues sur une carte professionnelle et, si l'application en envoie un, un lien vers la photo de cette carte.

Ces renseignements appartiennent à votre entreprise. C'est elle qui décide pourquoi ils sont recueillis et ce qui en est fait, et il lui revient d'avoir le droit de les recueillir. Nous les conservons dans une base de données propre à votre entreprise, nous les utilisons uniquement pour lui fournir le service, et nous ne les consultons que lorsque votre entreprise nous demande de l'aide ou lorsque c'est nécessaire pour maintenir le service en sécurité. Si vous croyez qu'une entreprise utilisant Modustra IQ détient des renseignements à votre sujet, votre demande relève d'abord de cette entreprise; nous l'aiderons à y répondre.

9. Partage de fichiers avec des personnes externes

Un membre de votre entreprise peut envoyer des dessins et des documents à une personne de l'extérieur par un lien transmis par courriel. Nous détenons alors le nom et l'adresse courriel de cette personne, la note rédigée par l'expéditeur, la langue du message, une empreinte du mot de passe protégeant le lien, ainsi que le décompte de ce qui a été téléchargé et quand. Le lien expire à la date fixée par l'expéditeur et peut être retiré avant.

10. Demandes d'assistance

Lorsque vous envoyez un rapport de bogue ou une suggestion depuis l'application, nous recueillons ce que vous avez écrit, votre adresse courriel, votre rôle et votre forfait, la page où vous étiez, votre langue, votre navigateur et la taille de sa fenêtre, ainsi que la version de l'application que vous utilisiez. Nous nous en servons pour reproduire et corriger ce que vous avez signalé et, si vous avez demandé une réponse, pour vous répondre. Les demandes d'assistance sont conservées dans nos systèmes internes et subsistent après la fermeture d'un compte, parce qu'un rapport demeure vrai après le départ de son auteur.

Le courrier envoyé à support@modustraiq.com est lu et traité dans Microsoft 365.

11. Témoins (cookies)

Nous n'affichons aucune publicité, et l'application n'utilise aucun outil d'analyse ou de suivi; le décompte des visites du site est décrit à la section 3. Le site lui-même ne dépose aucun témoin. L'application dépose un témoin indiquant la langue dans laquelle vous lisez, ainsi qu'un témoin de session une fois que vous êtes connecté. Deux autres sont de courte durée et ne sont déposés que le temps nécessaire : l'un pendant une connexion à QuickBooks, pour vérifier que la réponse d'Intuit correspond à la demande qui l'a lancée, et l'autre lorsque vous ouvrez un lien de fichier partagé, pour que le mot de passe ne vous soit pas demandé à chaque fichier. Le formulaire de carte servi par Stripe peut déposer les témoins propres à Stripe pour la prévention de la fraude, lesquels sont régis par la politique de confidentialité de Stripe.

12. Nos fournisseurs de services et où vont vos renseignements

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs de services pour exploiter Modustra IQ. Chacun ne détient que ce que sa tâche exige, en vertu d'une entente écrite, et aucun ne peut utiliser vos renseignements à ses propres fins.

• Render (États-Unis) : héberge l'application et les bases de données, et en conserve les sauvegardes.
• Cloudflare R2 : conserve les dessins téléversés et les autres fichiers volumineux, sur le réseau de Cloudflare, qui peut les stocker hors du Québec.
• Stripe (États-Unis) : facturation et paiement, tel que décrit à la section 7.
• Resend (États-Unis) : envoie les courriels de l'application, comme les invitations, les réinitialisations de mot de passe, les messages de bienvenue, ainsi que les soumissions et factures que votre entreprise envoie par courriel depuis l'application.
• Kit (États-Unis) : la liste d'attente, tel que décrit à la section 3.
• Web3Forms (hors du Canada) : livre à notre boîte de courrier les messages du formulaire de contact du site.
• Umami Analytics (États-Unis) : les statistiques agrégées de visites du site, tel que décrit à la section 3.
• Microsoft 365 : notre propre boîte de courrier, où nous lisons et traitons le courrier envoyé à support@modustraiq.com.
• Intuit (États-Unis) : uniquement si votre entreprise connecte QuickBooks, tel que décrit à la section 13.
• Google (États-Unis) : le modèle Gemini, uniquement lorsqu'un membre de votre entreprise demande une analyse IA, tel que décrit à la section 14.

Comme ces fournisseurs sont situés hors du Québec, vos renseignements personnels peuvent être communiqués vers des juridictions dont les lois sur la protection des renseignements personnels diffèrent de celles du Québec, et y être traités. Avant de communiquer des renseignements hors du Québec, nous évaluons la sensibilité des renseignements, les fins visées, les mesures de protection en place et le droit du lieu de destination, comme la Loi l'exige, et nous nous appuyons sur des clauses contractuelles qui obligent chaque fournisseur à les protéger.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons de renseignements personnels, et nous ne les communiquons à personne à des fins publicitaires.

13. Intégration facultative à QuickBooks

Si un administrateur de votre entreprise choisit de connecter QuickBooks en ligne, Modustra IQ échange des renseignements avec Intuit pour fournir les fonctions comptables que l'administrateur choisit d'utiliser. Selon l'usage qui en est fait, cela peut comprendre les coordonnées des clients, les produits et les taxes, les factures, les notes de crédit, les identifiants d'entreprise QuickBooks et l'état de chaque synchronisation.

Rien n'est envoyé à QuickBooks ni lu depuis QuickBooks tant qu'un administrateur n'a pas connecté l'intégration. L'administrateur peut la déconnecter en tout temps dans les Paramètres. La déconnexion met fin à tout échange ultérieur, mais ne supprime pas les renseignements déjà transférés à QuickBooks; ceux-ci demeurent dans le compte QuickBooks de votre entreprise, sous réserve de ses paramètres et des pratiques de confidentialité d'Intuit. Les identifiants utilisés par la connexion sont conservés chiffrés et sont révoqués chez Intuit lorsque l'intégration est déconnectée.

Intuit traite des renseignements hors du Québec et du Canada. Nous avons évalué les risques pour la vie privée et les protections contractuelles de cette intégration avant de l'offrir. Pour en savoir plus, consultez l'énoncé de confidentialité d'Intuit.

14. Analyse IA facultative (Google Gemini)

Un membre de votre entreprise qui peut travailler les clients ou les prospects peut demander à l'application une analyse IA d'un compte client ou d'un prospect. Lorsqu'il appuie sur le bouton, l'application envoie cette fiche à Gemini, un service de Google LLC, et affiche l'analyse qu'il renvoie. Rien n'est envoyé tant que personne n'appuie sur le bouton, et l'application n'envoie jamais rien à Google de sa propre initiative.

Ce qui est envoyé est la fiche de l'entreprise, et non celle des personnes qui y travaillent : le nom, le type, le site Web, le secteur et l'emplacement de l'entreprise, les notes rédigées par votre équipe à son sujet, ainsi que ses soumissions et commandes avec la description et le total de leurs lignes. Pour un prospect, cela comprend aussi la provenance du prospect et son niveau d'intérêt. Les noms, adresses courriel et numéros de téléphone des personnes de cette entreprise ne sont jamais envoyés; le modèle n'apprend que le nombre de contacts et leurs titres. Vos coûts et vos marges ne sont jamais envoyés.

L'analyse est conservée avec la fiche qu'elle décrit, remplacée lorsque quelqu'un en demande une nouvelle, et supprimée avec la fiche. Chaque demande est inscrite dans le journal d'audit de sécurité de votre entreprise avec le nom de la personne qui l'a faite.

Google traite ces renseignements aux États-Unis et peut conserver ce qui est envoyé pendant une période limitée pour faire respecter ses politiques. Dans le cadre du forfait gratuit de ce service, que nous pouvons utiliser tant que la fonction est nouvelle, Google peut aussi utiliser ce qui est envoyé pour améliorer ses produits et le faire examiner par des personnes; dans le cadre du forfait payant, il ne le fait pas. Votre entreprise peut simplement ne pas utiliser la fonction. Pour en savoir plus, consultez les conditions de l'API Gemini et la politique de confidentialité de Google.

Ce que le modèle écrit est une aide au jugement, et non un constat de fait. Il peut se tromper au sujet d'une entreprise, et l'écran le dit. L'application n'agit sur rien de ce qu'il écrit, et aucune décision concernant une personne n'en découle automatiquement.

15. Qui d'autre peut voir vos renseignements

Au sein de votre entreprise, ce que vous pouvez voir est déterminé par le rôle et les permissions qu'un administrateur vous attribue. Les administrateurs voient tout le compte de l'entreprise; les vendeurs voient leur propre portefeuille; les sièges de production voient le travail et rien des ventes. Votre nom, votre adresse courriel et votre rôle sont visibles pour les autres membres de votre entreprise.

Notre propre personnel peut accéder au compte de votre entreprise par un outil d'administration interne, pour le mettre en place, corriger un problème que vous avez signalé, gérer la facturation et donner suite à une demande de votre part. Cet accès se limite à ce que la tâche exige.

Nous ne communiquons de renseignements personnels en dehors de ces cas que lorsque la loi l'exige, par exemple en réponse à une ordonnance d'un tribunal, ou lorsque c'est nécessaire pour protéger la sécurité d'une personne ou celle du service.

16. Durée de conservation

Nous ne conservons les renseignements personnels que tant que leur finalité subsiste, puis nous les détruisons ou les anonymisons, sous réserve des délais que la loi nous impose. Par catégorie :

• Adresse de la liste d'attente : jusqu'à ce que vous vous désabonniez ou demandiez sa suppression.
• Messages du formulaire de contact : un an après notre réponse, puis supprimés de notre boîte de courrier.
• Votre compte et les dossiers de votre entreprise : pendant toute la durée du compte. Après la fermeture d'un compte, nous conservons sa base de données et ses fichiers pendant 90 jours afin qu'une fermeture faite par erreur puisse être annulée, puis nous les supprimons, sauf ce qui est indiqué ci-dessous.
• Registres de facturation, y compris les factures et les notifications de Stripe : sept ans après la fin de l'année à laquelle ils se rapportent, comme l'exigent les lois fiscales.
• La trace de l'acceptation de cette politique et des conditions : trois ans après la fermeture du compte, soit le délai de prescription d'un recours contractuel au Québec.
• Journal d'audit de sécurité : pendant toute la durée du compte, supprimé avec la base de données de l'entreprise.
• Analyses IA : avec la fiche qu'elles décrivent, remplacées lorsqu'elles sont régénérées, et supprimées avec le prospect ou le compte.
• Tentatives de connexion échouées : quinze minutes.
• Liens de réinitialisation de mot de passe : dix minutes. Invitations : sept jours. Liens de confirmation de courriel : trente jours. Liens de fichiers partagés : jusqu'à la date fixée par l'expéditeur.
• Demandes d'assistance : trois ans après la fermeture de la demande.
• Sauvegardes : conservées au plus trente jours puis écrasées, de sorte qu'un renseignement supprimé du système en exploitation disparaît des sauvegardes dans ce délai. Nous ne restaurons une sauvegarde que pour nous remettre d'une panne, jamais pour récupérer des renseignements supprimés.

Lorsqu'un enregistrement doit être conservé au-delà de sa finalité pour des motifs légaux, il n'est conservé qu'à cette fin et n'est utilisé à aucune autre.

17. Vos droits et comment les exercer

En vertu de la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous pouvez nous demander de confirmer si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et d'en prendre connaissance; de rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques; de supprimer des renseignements dont la collecte n'était pas autorisée ou dont la finalité est accomplie; de recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé; et de retirer votre consentement à une utilisation qui en dépend. Vous pouvez aussi vous plaindre auprès de nous, et auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec, de la façon dont nous traitons vos renseignements.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à support@modustraiq.com. Nous confirmerons d'abord votre identité, ce qui, pour un titulaire de compte, signifie habituellement écrire depuis l'adresse figurant au compte. Nous répondons dans les trente jours suivant la réception d'une demande. Lorsque nous refusons une demande en tout ou en partie, nous en donnons les motifs et la disposition de la loi qui le permet.

Retirer votre consentement, ou supprimer des renseignements dont le service a besoin, peut signifier que nous ne pourrons plus vous fournir le service. Certains enregistrements doivent être conservés après une demande de suppression pendant les délais indiqués à la section 16; nous vous indiquons lesquels.

Si votre demande concerne des renseignements qu'une entreprise a saisis à votre sujet dans son propre compte, nous la transmettons à cette entreprise, à qui il revient d'y répondre, et nous l'aidons à le faire.

18. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées, prenons les mesures raisonnables pour diminuer le préjudice, et consignons ce qui s'est produit et ce qui a été fait.

19. Comment nous protégeons vos renseignements

Nous utilisons une transmission chiffrée (HTTPS) entre votre navigateur et nos services, et entre nos services et nos fournisseurs. Les mots de passe sont conservés sous forme d'empreintes salées. Les identifiants des intégrations connectées sont conservés chiffrés. Les données de chaque entreprise sont conservées dans une base de données qui lui est propre, distincte de celle de toute autre entreprise de la plateforme, et chaque requête est vérifiée sur le serveur selon le rôle et l'entreprise de la personne qui la fait. Les demandes de connexion et de réinitialisation de mot de passe sont limitées en fréquence. Les liens envoyés par courriel sont à usage unique et expirent. Un journal d'audit de sécurité consigne les actions qui comptent et ne peut être altéré. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est entièrement sécurisée, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

20. Mineurs

Modustra IQ est un outil d'affaires. Il ne s'adresse à personne n'ayant pas atteint l'âge de la majorité, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs.

21. Modifications de cette politique

Chaque version de cette politique porte la date de son entrée en vigueur. Lorsque nous la modifions de façon importante, nous en avisons par courriel les administrateurs de chaque compte avant l'entrée en vigueur du changement et, lorsque le changement concerne une nouvelle finalité ou un nouveau destinataire, nous demandons de nouveau votre acceptation. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.

22. Notre responsable de la protection des renseignements personnels

Robert Hargrove, fondateur, est la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Modustra IQ. Vous pouvez le joindre à support@modustraiq.com ou au 514-240-9346, ou par la poste à l'adresse ci-dessous.

23. Nous joindre

Logiciels Modustra IQ

280, chemin Philip-Toosey, Stoneham, QC, G3C 3B2

support@modustraiq.com, 514-240-9346

NEQ : 1182453887